Há dias em que a lista de tarefas parece ter vida própria. Risca-se uma e aparecem duas. Responde-se a um email e chegam outros três. Fecha-se uma reunião e abre-se imediatamente outra. E, quando finalmente parece que podemos começar aquilo que tínhamos planeado, aparece o inevitável: "só mais uma coisa".

E lá vamos nós, ocupados. Muito ocupados. Há qualquer coisa de reconfortante em sentir que estamos sempre a fazer alguma coisa, como se uma agenda cheia fosse também uma prova de que estamos a conseguir dar resposta a tudo.

E se as abelhas não fossem, afinal, o melhor exemplo de produtividade que aprendemos a seguir? Habituámo-nos a imaginá-las como trabalhadoras incansáveis, como se numa boa colmeia houvesse sempre qualquer coisa para fazer e parar nunca fosse uma opção. Mas uma colmeia funciona de forma mais flexível do que esta imagem sugere. Quando as circunstâncias mudam, o trabalho pode ser redistribuído e as abelhas podem mudar de tarefa em resposta às necessidades da colónia. A imagem da colmeia deixa-nos, pelo menos, uma pergunta. Será que estar permanentemente ocupado é mesmo a melhor forma de trabalhar?

Parar também nos custa. No início, conseguimos acompanhar o ritmo. Parece que ainda cabe mais uma reunião ou mais uma decisão. Mas, à medida que as tarefas se acumulam, a atenção divide-se e o cansaço instala-se. Aquilo que parecia facilmente controlável começa a tornar-se um peso difícil de gerir.

A verdade é que quanto mais conseguimos encaixar num dia, mais produtivos nos sentimos. O problema é que a atenção não tem a mesma capacidade de se multiplicar que a nossa lista de tarefas. Quando tentamos estar em todo o lado ao mesmo tempo, podemos até fazer mais, mas dificilmente conseguimos estar verdadeiramente em tudo.

Isto não é apenas uma sensação. Quando mudamos de tarefa, uma parte da nossa atenção pode permanecer na anterior, fenómeno conhecido como resíduo de atenção (attention residue), tornando mais difícil concentrarmo-nos plenamente no que vem a seguir (Leroy, 2009). E as interrupções não custam apenas o tempo que ocupam. Para compensar, tendemos a acelerar o ritmo, com mais stress, esforço e frustração (Mark et al., 2008).

Na prática, a dispersão começa a dar sinais quase sem darmos por isso. Um email que precisa de ser lido duas vezes. Uma reunião em que o nosso pensamento se divide entre aquilo que está a acontecer e aquilo que ficou por fazer. Uma tarefa que demorou o dobro do tempo necessário. E, ainda assim, continuamos. Curiosamente, temos uma excelente capacidade para nos mantermos funcionais, disponíveis e produtivos aos olhos de quem vê de fora.

E é aqui que vale a pena olhar para além da capacidade de cada pessoa para gerir a sua atenção. O contexto também conta. A forma como se definem prioridades, se comunicam pedidos, se organizam reuniões ou se responde aos “temas urgentes” também influencia aquilo a que conseguimos, ou não, dar atenção.

Afinal, a atenção das pessoas não acontece num vazio. É também organizada pelo trabalho que lhes é pedido, pela forma como esse trabalho é distribuído e pelas condições em que acontece. Uma equipa pode continuar a cumprir mesmo quando está cansada. Uma organização pode continuar a entregar resultados mesmo quando os seus colaboradores estão em esforço. Mas durante quanto tempo e a que custo?

É precisamente nesta relação entre equipas e contexto de trabalho que intervimos na OP Teams Consulting. Através do diagnóstico organizacional, ajudamos as equipas a compreender os seus padrões de funcionamento e a criar condições de trabalho que favoreçam o foco, a colaboração e o bem-estar.

Se este olhar faz sentido para si e reconhece alguns destes padrões na sua equipa ou organização, fale connosco.

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